آیا تا به حال به این فکر کردهاید که چطور بعضی از افراد انگار وقت کافی برای انجام هر کاری که میخواهند را دارند، در حالیکه دیگران همیشه با عجله از انجام یک کار به کار دیگر میشتابند و به نظر می رسد که هرگز کاری را به پایان نمیرسانند؟ در این مقاله قصد داریم با معرفی مدیریت زمان این مشکلات را برای شما حل کنیم پس تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
مشکل نمیتواند فقط این باشد که بعضی از افراد کار کمتری دارند. به احتمال زیاد آنها از وقت خود به طور موثرتری استفاده میکنند. به عبارت دیگر، آنها در مدیریت زمان خود مهارت دارند. مدیریت زمان به معنای توانایی استفاده بهینه و موثر از وقت شما است. همچنین میتوانید مدیریت زمان را به عنوان «هنر برخورداری از زمان لازم برای انجام بیدغدغه کارهای مورد نیازتان» تعریف کنید. گرچه که این تعریف بسیار کلی است و در ادامه مقاله بیشتر در مورد تعریف مدیریت زمان و اصول و روشهای این کار توضیح خواهیم داد.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان (Time Management) استراتژی برنامه ریزی زمان موجود شما و کنترل میزان زمانی است که شما برای کارهای مختلف میگذارید. هدف مدیریت زمان این است که شما بتوانید کارآمدتر کار کنید و بهره وری خود را افزایش دهید. مدیریت زمان موثر برای برخی از افراد آسان تر از دیگران است، اما همه میتوانند عادتهایی برای بهبود مهارتهای مدیریت زمان خود ایجاد کنند. بدون مدیریت درست زمانتان، کار و رفاه شما ممکن است آسیب ببیند و منجر به موارد زیر شود:
ارائه کار بیکیفیت
عقب افتادن کارها
جا ماندن از مهلتها و ضرب الاجلها
افزایش سطح استرس
خراب شدن تعادل کار و زندگی
آسیب رساندن به اعتبار شغلی
مدیریت زمان به این موضوع اشاره دارد که مقدار زمان مناسبی به فعالیتهای صحیح اختصاص یابد. اینکار به افراد امکان میدهد تا براساس اهمیت کارهای مختلف، بازههای زمانی مشخصی را به آن فعالیتها اختصاص دهند. منظور از مدیریت زمان استفاده بهینه از زمان است چراکه زمان همیشه محدود است. مدیریت زمان نه تنها در سازمانها بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش بسیار مهمی دارد. مدیریت زمان شامل موارد زیر است:
برنامه ریزی کارآمد
تعیین اهداف و مقاصد
تعیین مهلت
واسپاری برخی مسئولیتها
اولویت بندی فعالیتها براساس اهمیت آنها
صرف زمان مناسب برای یک فعالیت صحیح
چرا مدیریت زمان مهم است؟
مدیریت زمان مهم است زیرا به شما کمک میکند تا روز کاری خود را کنترل کنید تا بتوانید بدون هیچ اختلالی در تعادل میان کار و زندگی، کسب و کار خود را بسازید. در ادامه مقاله به هفت مزیت مدیریت مناسب زمان و در واقع علل اهمیت آن پرداختهایم.
بهبود عملکرد
هنگامیکه یاد بگیرید که وقت خود را برای انجام کارهای مهم خود کنار بگذارید، تصویر دقیقتر و بهتری درباره همه کارهایی که باید انجام دهید و مدت زمان لازم برای انجام هر کار خواهید داشت. وقتی برنامهای دارید که باید آن را پیگیری کنید، به احتمال زیاد خواهید فهمید که وقت کمتری را برای تصمیم گیری در مورد کار یا پشت گوش انداختن آن صرف خواهید کرد و زمان بیشتری را صرف کارهای مهم میکنید. مدیریت زمان میتواند به شما کمک کند تا فقط روی کارهای اساسی پیش روی خود تمرکز کنید و از حواس پرتی های وقت گیر جلوگیری کنید.
ارائه کار بهتر
وقتی مدام برای رساندن کار در یک تاریخ و ضرب الاجل معین عجله نمیکنید، میتوانید برای کار خود تلاش و تفکر بیشتری کنید. مدیریت زمان به شما کمک میکند وظایف خود را در اولویت قرار دهید تا اطمینان حاصل کنید که برای انجام هر پروژه زمان کافی دارید. کیفیت کار شما هنگامی افزایش مییابد که از کارتان عقب نیفتید و مدام در پی جبران زمان از دست رفته و عجله برای رساندن کار در موقع مقرر نباشید.
انجام بموقع کارها
مدیریت صحیح زمان شامل اختصاص دادن هر وظیفه در لیست شما به بلوکها یا مقاطع خاصی از زمان است. بسیاری از افراد از مدیریت زمان استفاده میكنند تا برای اتمام یک پروژه چندین روز به خود فرصت دهند، یا آن را زودتر از موعد مقرر به پایان برسانند تا مقدار زمانی را برای هرگونه چالش یا پیشامد ناگهانی کنار بگذارند. اگر زمان لازم برای اتمام کار خود را به درستی برنامه ریزی کنید، هر بار میتوانید تمام کارهایتان را به موقع انجام داده یا تحویل دهید.
کاهش استرس
هنگامیکه هم برای شغلتان و هم در زندگی شخصی خود لیستی کامل از وظایفتان دارید، مضطرب میشوید. مدیریت زمان مناسب میتواند به شما کمک کند تا لیست کارهای خود را در اولویت بندی کنید و زمان مورد نیاز برای مهمترین وظایف خود را اختصاص دهید. بنابراین میدانید دقیقا چه کارهایی باید انجام دهید و چه مدت زمان لازم برای انجام همه کارها دارید. اولویت بندی وظایف و اختصاص دادن زمان کافی برای انجام آنها میتواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند.
بهبود فرصتهای شغلی
مدیریت زمان میتواند به شما کمک کند تا یک کارمند مطمئنتر باشید که همیشه کارهایی با کیفیت بالا را در موعد مقرر ارائه میدهد. این به نوبه خود باعث میشود شما به عنوان یک کارمند از ارزش بیشتری برخوردار شوید و اعتبار حرفه ای خود را ارتقا دهید ، که می تواند به شما در یافتن فرصت های جدید برای گسترش حرفه خود کمک کند.
افزایش اعتماد به نفس
وقتی زمان خود را به درستی مدیریت می کنید و کارها را در زمان مقررشان با موفقیت به انجام میرسانید، در درونتان حس موفقیت و اعتماد به تواناییهای خود را احساس خواهید کرد. پایان دادن به لیست کارهای روزمره به طور مداوم ، انگیزه بزرگی است که میتواند افراد را به سمت بهبود مهارتهای مدیریت زمان و استفاده از فرصتهای جدید کاری سوق دهد.
افزایش کارآمدی
هنگامیکه متوجه میشوید که چگونه میتوان زمان خود را به طور موثر مدیریت کرد، بیشتر در کار خود متمرکز خواهید شد که این امر به شما امکان میدهد تا با زمان کمتری به کارهای بیشتری رسیدگی کنید. به عنوان مثال هنگامیکه پیش از شروع یک جلسه کاری پانزده دقیقه وقت آزاد دارید به جای تلاش برای کار بر روی یک پروژه بزرگ، میتوانید چند کار کوچک را در آن زمان انجام دهید و کارهای بزرگتری را که به قدرت فکری بیشتری نیاز دارند، برای زمانیکه وقت آزاد دارید بگذارید. در آن زمان قادر خواهید بود کارآمدتر کار کنید تا با زمان کمتری به موفقیت بیشتری دست پیدا کنید.
مهارتهای مدیریت زمان
مهارتهای مدیریت زمان شامل مهارتهای متنوعی است که به شما کمک میکند تا زمان خود را به خوبی مدیریت کنید. در برخی از افراد این مهارتها بصورت ذاتی وجود دارد و در برخی دیگر این مهارتها اصلا وجود ندارد. در هر صورت وقتی واژه مهارت را به کار میبریم در واقع از چیزی صحبت میکنیم که قابل یادگیری است و همه میتوانند با تمرین و تکرار این مهارتها را کسب کنند. در ادامه به تعدادی از مهارتهای مهم برای مدیریت هرچه بهتر زمان خواهیم پرداخت.
اختصاص زمان برای توسعه هر یک از این مهارتها به شما کمک میکند تا کارهای روزمره خود را سازماندهی کنید، چه در یک شغل تمام وقت مشغول کار باشید، چه در جستجوی یک شغل باشید یا در تلاش برای ایجاد یک ویژگی اخلاقی جدید باشید.
سازماندهی
منظم ماندن میتواند به شما کمک کند تا تصویری واضح از آنچه باید انجام بدهید و نیز زمان انجام آن، داشته باشید. سازمان یافته و منظم بودن ممکن است به معنای به روزرسانی کردن تقویم کاری، دسترسی و پیدا کردن اسناد خاص به راحتی، داشتن محیطی مرتب و یادداشت های دقیق و با جزییات باشد.
اولویت بندی
برای اینکه در مدیریت زمان خود، مدیر خوبی باشید باید هر یک از مسئولیتهای خود را ارزیابی کنید تا اولویت آن را تعیین کنید. روشهای زیادی برای اولویت بندی کارهای شما وجود دارد. ممکن است تصمیم بگیرید که در ابتدا کارهای ساده و سریع را انجام دهید و سپس به دنبال آن کارهای طولانی تر و دشوارتر را به پایان برسانید. روش دیگر این است که در ابتدا کارهای زمانمند را انجام دهید که مهلت محدودی دارند و یا اینکه اصلا ترکیبی از هر دو روش را بکار بگیرید. آنچه مهم است اینست که حتما کارهای شما اولویت بندی شود.
تعیین هدف
تعیین اهداف نخستین گام برای مدیریت درست زمان است. تعیین هدف به شما این امکان را میدهد که هدف نهایی خود را بطور واضح درک کنید و بدانید که برای رسیدن به آن باید دقیقا چه مواردی را در اولویت قرار دهید. تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت میتواند به موفقیت در حرفه شما منجر شود.
ارتباطات
برخورداری و پرورش مهارتهای ارتباطی قوی به شما امکان میدهد برنامهها و اهداف خود را برای افرادی که با آنها کار میکنید، توضیح داده و روشن کنید. همچنین این مهارتها به شما امکان میدهند تا بعضی از کارها و مسئولیتهای خود را واسپاری کنید. واسپاری به شما اجازه میدهد تا برروی مهمترین و مرتبط ترین وظایف و مسئولیتهایی تمرکز کنید که با اهدافتان هم راستا هستند.
برنامه ریزی
یکی از پایههای اساسی مدیریت زمان، برنامه ریزی است. کارآمد بودن در برنامه ریزی روزانه و همچنین برنامه ریزی جلسات و چگونگی انجام کارها به شما کمک میکند تا به برنامه خود پایبند باشید. وقتی برنامه روز خود را میچینید دیگر هیچ زمانی را برای تصمیم گیری و مردد بودن بین انجام کارهای مختلف یا نحوه انجام آنها صرف نخواهید کرد. در این حالت است که انجام کارها شتاب بیشتری به خود میگیرد و به کارهای بیشتری رسیدگی خواهید کرد.
واسپاری
مدیریت زمان به شکل درست فقط به معنای تکمیل کارهایی است که به شما و شرکت شما در رسیدن به اهداف کمک میکند. گرچه که این رفتار اغلب از سوی مدیران ارشد سر میزند، بااینحال اگر شما مدیریت یک پروژه را برعهده دارید نیز میتوانید تفویض وظایف یا واسپاری نیز انجام دهید. اگرچه اغلب اوقات در محل کار وقتی کسی چیزی را از شما میخواهد، «نه» گفتن دشوار است، اما با این وجود باید مرزهایی را تعیین کنید تا بتوانید زمان خود را به خوبی مدیریت کرده و به اهداف مورد نظر خود برسید.
مدیریت استرس
هنگام تمرین اصول مدیریت زمان، باید مراقب سلامت روانی خود نیز باشید. کنترل استرس به روشی مثبت میتواند به شما کمک کند تا هنگام گذراندن برنامه خود انگیزه داشته و عملکرد خوبی داشته باشید. شما ممکن است این کار را با در نظر گرفتن استراحتهای کوچک در طول روز خود انجام دهید، یا اینکه در انجام کارها با شیوههای کوچک به خود پاداش دهید.
چرا مهارتهای مدیریت زمان مهم هستند؟
مهارتهای مدیریت زمان از این جهت مهم هستند که به شما کمک میکنند کار خود را به گونهای تنظیم کنید که بتوانید اهداف خود را تحقق ببخشید. به عنوان مثال اگر هدف شما استخدام شدن است، طبیعتا به زمانی برای به روزرسانی رزومه، جستجوی فرصتهای شغلی، ارسال درخواست استخدام، تحقیق درباره شرکتهای مختلف و آماده شدن برای مصاحبه نیاز دارید. کنار گذاشتن زمان مشخص در روز به شما کمک میکند تا مراحل لازم برای کار را طی کنید. حال برعکس، اگر هم اکنون شاغل هستید احتمالا مسئولیتهای مختلفی برای کمک به شرکت در دستیابی به اهداف خاص بر عهده دارید. پیش بردن کار بر اساس تقویم کاری، شرکت منظم در جلسات یا برگزاری آنها و انجام بهنگاه وظایفتان، برای موفقیت در جایگاه شغلی شما ضروری است.
حضور کامل و متمرکز ناشی از مهارتهای قوی مدیریت زمان است. به عنوان مثال اگر دیر به جلسه میروید و باید در حالیکه افراد حاضر در جلسه مدام صحبت میکنند، برروی پروژهای کار کنید که تاریخ موعدش را فراموش کرده بودید، ممکن است اطلاعات مهمی را از دست بدهید که میتواند به شما در پیشرفت شغلیتان کمک کند. مدیریت زمان درست همچنین به شما امکان میدهد فضای لازم را برای بروز خلاقیت و پیشبرد اهداف خود داشته باشید. وقتی برای اتمام وظایف خود زمان مشخصی در نظر گرفتهاید، میتوانید برای تفکر در مورد مسائل کلان زندگی خود و اهداف بلند مدت شرکتتان نیز وقت بگذارید.
چگونه مهارتهای مدیریت زمان را بهبود ببخشیم
همانطور که پیشتر گفته شد، مهارت یک چیز قابل رشد و قابل ارتقا است. اگر مهارتی را ندارید یا فکر میکنید حد آن کافی نیست میتوانید با کمی تلاش و کار کردن برروی مهارت مورد نظر آن را رشد دهید. کار بر روی مهارتهای مدیریت زمان میتواند به شما کمک کند تا در صورت پیش آمدن فرصتهای شغلی تازه، یک کارمند بهتر و گزینه مناسبتری باشید.
ارتقا مهارتهای مدیریت زمان همچنین میتواند به شما کمک کند فرد بهتری باشید، پدر یا مادر یا همسر بهتری باشید و توانایی تمرکز کامل در طول روز را داشته باشید. با سازماندهی، تعیین اهداف و اولویت بندی لیست کارهای خود میتوانید مدیر زمان بهتری باشید. در ادامه به چند روش کاربردی برای بهبود مهارتهای مدیریت زمان اشاره خواهیم کرد.
اهداف کوتاه و بلند مدت تعیین کنید
تمرین هدف گذاری و برنامه ریزی منظم میتواند به شما کمک کند تا دقیقا بدانید که برای دستیابی به نتایج دلخواه باید چه کارهایی را انجام دهید. برای رسیدن به اهداف بزرگتر و بلند مدت، اهداف و مراحل کوچکتر را در این راه مشخص کنید. به عنوان مثال اگر هدف شما این باشد که در مدت شش ماه ارتقا شغلی پیدا کنید و ترفیع بگیرید، باید برای پیشرفت در مهارتهای خاص، اهداف کوچکتری را تعیین کنید. اهداف شما باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و بر اساس زمان باشد.
تقویم خود را مدیریت کنید
اختصاص دادن زمان برای انجام مهمترین کارها در لیست شما در راستای مدیریت زمانتان، از اهمیت بالایی برخوردار است. باید به طور منظم بازههای زمانی خاصی را در تقویم کاری خود کنار بگذارید تا بتوانید بدون هرگونه حواس پرتی و یا مسائل کاری دیگر، در برنامه روزانه خود وقت کافی را برای انجام کارهای مختلف داشته باشید. همچنین باید مفید بودن یا نبودن شرکت در جلسات را نیز در نظر بگیرید. اگر گاهی احساس میکنید که بعضی از جلسات کاملا بیهوده هستند و هیچ کمکی به شما نمیکنند، باید بعضی از این جلسات را رد کنید. اگر خواستید این کار را انجام دهید، محتاطانه عمل کنید و مودب باشید. بهتر است در یک ایمیل یا پیام به برگزارکننده جلسه بگویید که چرا در آن جلسه شرکت نکردهاید. سعی کنید تا جای ممکن از بهانههای عجیب و دروغ پرهیز کنید.
وظایف خود را اولویت بندی کنید
اولویت بندی مهارت دشواری است اما با تمرین رفته رفته راحتتر میشود. میتوانید با تهیه لیستهای انجام وظایف (to-do lists) اولویت بندی مورد نظر خود را انجام دهید. تایپ کردن یا روی کاغذ آوردن همه کارهایی که باید انجام دهید، میتواند به شما در اولویت بندی فیزیکی کارهای فوری یا کارهای ساده، کمک کند. اگر در این مورد به کمک نیاز دارید، میتوانید از مدیر یا همکارتان که در اولویت بندی نحوه انجام کار خود مهارت دارد، سوال کنید. درک موعدهای زمانی مقرر و تاثیر انجام یک کار بر اهداف تجاری و همکارانتان میتواند به شما کمک کند تا بعضی کارها را زودتر از بعضی دیگر انجام دهید.
عوامل حواس پرتی را از بین ببرید
عوامل حواس پرتی یکی از بزرگترین کشندههای بهره وری هستند. شبکههای اجتماعی، گوشیهای همراه و همکاران پرحرف همگی میتوانند شما را از اولویتهای اصلیتان منحرف کرده و برنامه شما را از ریل خارج کنند. طبق پژوهشهای انجام شده توسط شرکت Think Money، یک سوم کارمندان به اندازه سه ساعت از روز کاری حواسشان پرت میشود. اگر فکر میکنید برخی از عوامل حواس پرتی بیش از حد وسوسه انگیز و جذاب هستند، در طول روز تلفن همراه خود را در یک کشوی میز قفل کنید یا از یک افزونه مرورگر برای مسدود کردن وبسایتهایی که حواس شما را خیلی پرت میکنند، استفاده کنید.
چندکارگی را کنار بگذارید
چندکارِگی یا انجام دادن چند کار بطور همزمان (Multitasking) ممکن است در نگاه اول روش خوبی برای انجام کار بیشتر به نظر برسد، اما در واقع این کار باعث کاهش بهره وری شما میشود. وقتی فکر میکنید میتوانید چند پروژه را بصورت همزمان تکمیل کنید، با انرژی خیلی زیاد آنها را شروع میکنید اما هیچکدام را به پایان نمی رسانید. بهترین راه برای مدیریت زمان خود این است که همزمان روی یک کار متمرکز شوید و در هنگام کار کاملا به آن توجه کنید تا از بروز اشتباهات جلوگیری کنید.
به خودتان برای کار خوب پاداش دهید
جایزهها میتوانند انگیزه خوبی برای مدیریت خوب زمان باشند. به ازای هر کاری که در طول روز انجام میدهید، پاداش کوچکی به خود بدهید. به عنوان مثال میتوانید با یک پیاده روی 15 دقیقهای و بیرون رفتن، به پایان رساندن و تحویل یک گزارش را جشن بگیرید. جایزهها انگیزه شما را در کار حفظ میکنند و میتوانند به شما در رسیدن به تعادل بهتر میان کار و زندگی کمک کند.
ماتریس اولویت
تمایز بین کار فوری و کار مهم رمز اولویت بندی زمان و حجم کار شماست، چه در محل کار، چه در خانه یا هنگام درس خواندن. تمایز قائل شدن بین کار فوری و کار مهم، این امکان را برای شما فراهم میکند تا بدانید که ابتدا کارهایی را که باید انجام دهید و چه کارهایی را میتوان برای زمان بعد رها کرد و چه کارهایی را اصلا نباید انجام دهید. به عنوان مثال اگر یک کار فوری اما غیر مهم را انجام ندهید، ممکن است کمی بعدتر متوجه شوید که این کار غیرضروری است.
استفاده از ماتریس اولویت میتواند به شما کمک کند تا وظایف خود را در دسته بندی مناسب سازماندهی کنید.
نحوه استفاده از ماتریس اولویت
برای استفاده از ماتریس اولویت، بهتر است بطور روزانه کارهای خود را مرور کنید. هر روز از خود بپرسید:
کدام یک از کارهای من باید در 48 ساعت آینده انجام شود؟ اینها وظایف «فوری» هستند.
از بین کارهای فوری کدام یک مهمتر هستند؟ بهتر است وظایف خود را به ترتیب اهمیت لیست کنید.
از بین کارهای غیر فوری، کدام یک مهمتر هستند؟ باز هم بهتر است که به جای تفکیک مطلق، آنها را به ترتیب اهمیت لیست کنید.
اکنون از پاسخ این سوالات استفاده کنید تا وظایف خود را درون کادرهای ماتریس اولویت جای دهید. هنگام جایگذاری به قوانین زیر توجه کنید:
هر کادر نباید بیش از حدود هفت یا هشت کار داشته باشد.
با کادر «اکنون انجام دهید» شروع کنید.
مهم این است که موارد اضطراری یا مهم را فقط به دلیل ناخوشایند بودن آنها به تعویق نیاندازید. با به تعویق انداختن این کارها، آنها خوشایندتر نخواهند شد.
در مرحله بعد، به کارهای کمتر فوری اما مهم نگاه کنید. تصمیم بگیرید که در مورد آنها چه کاری انجام خواهید داد و سپس برای انجام آنها در دفترچه یادداشت خود برنامه ریزی کنید یا آنها را به شخص دیگری واسپاری کنید.
کارهای فوری اما آسان یا کم اهمیت را به دیگران محول کنید.
اکنون کارهای غیر فوری و غیر مهم را حذف کنید.
حالا زمان انجام کار فرا رسیده است. لیست «اکنون انجام دهید» را شروع کنید. وقتی آن را به پایان رساندید، به سمت کارها یا وظایف برنامه ریزی شده بروید.
اگر در هر کادر کارهای بیشتری وجود دارد که میتوانید انجام دهید، وقت آن است که یا برخی از آن کارها را به انجام برسانید یا برخی را واگذار کنید یا برخی را حذف کنید.
مدیریت منظم و هرروزه ماتریس به شما این اطمینان را میدهد که میتوانید برروی مسائل واقعا مهم تمرکز کنید و کار خود را پیش ببرید.
آرامش خود را حفظ کرده و چشم انداز خود را روشن نگه دارید
شاید مهمترین نکته ای که باید در تمام مراحل بخاطر بسپارید، حفظ آرامش است. احساس خستگی بیش از حد ناشی از انجام کارها میتواند بسیار استرس زا باشد. به یاد داشته باشید که اگر نتوانید آخرین کار روز خود را به پایان برسانید یا آن را به فردا بسپارید، به خصوص اگر اولویت بندی معقولی داشته باشید، دنیا به آخر نخواهد رسید.
اینکه زود یا به موقع به خانه بروید و استراحت کنید به طوری که برای فردا مناسب باشید، ممکن است خیلی بهتر از این باشد که بخواهید به زور کارهای خود به یک موعد مقرر ذهنی و خیالی یا حتی واقعی برسانید. خیلی اوقات این موعدها ممکن است آنقدرها که شما فکر میکنید مهم نباشند. لحظهای مکث کنید و زندگی و اولویتهای خود را از نظر بگذرانید، آن موقع ممکن است متوجه شوید که دیدگاه شما کاملا تغییر میکند.